Politique de confidentialité du Portail Surmonter sa douleur

Cette politique de confidentialité explique comment le projet Surmonter sa douleur (« SSD ») traite vos informations personnelles lorsque vous utilisez le site Web SSD (« Portail »). Vos « renseignements personnels » désignent toute information vous concernant qui est personnellement identifiable et comprend, mais sans s'y limiter, des informations telles que votre nom, votre adresse courriel, votre adresse et votre numéro de téléphone. Le Portail est exploité par l'Institut de recherche de l'Hôpital d'Ottawa (« IRHO » ou « nous »), la branche de recherche de L'Hôpital d'Ottawa (« L'HO »), ci-après appelé « Exploiteur ». Surmonter sa douleur (« SSD ») est un projet de l'IRHO financé par Santé Canada et, à ce titre, a certaines obligations envers Santé Canada.

Collecte et utilisation des informations personnelles

Le tableau suivant décrit le type d'informations personnelles que nous collectons, les fondements juridiques et l'explication du traitement et si le traitement est facultatif.

Nous demandons uniquement les informations personnelles dont nous avons besoin pour faire fonctionner le Portail. Vos données personnelles seront utilisées uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies, à moins que nous estimons qu'une finalité alternative est cohérente avec la ou les finalités initiales et nécessite l'utilisation de vos informations personnelles pour cette raison. Si des modifications surviennent dans le traitement de vos informations personnelles et que votre consentement est nécessaire, nous vous en informerons et obtiendrons votre accord explicite.

Nous pouvons également collecter, utiliser et partager des « Données agrégées » à quelque fin que ce soit. Les données agrégées, y compris les données statistiques et démographiques, sont créées en combinant les informations personnelles de différents utilisateurs, mais les données agrégées en elles-mêmes ne constituent pas des informations personnelles. Nous utilisons des données agrégées pour de nombreuses raisons. Par exemple, nous utilisons des données agrégées pour remplir nos obligations envers Santé Canada avec des rapports sur le Portail. Ces rapports sont nécessaires pour remplir nos obligations et maintenir le financement. Ces rapports n'incluent aucune information identifiable sur les utilisateurs individuels.

Dans des situations spécifiques, lorsque la loi le permet ou l'exige, nous pouvons traiter vos informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement, notamment pour garantir la sécurité ou l'accessibilité de POP, pour sauvegarder ou faire respecter nos droits légaux, ou pour assurer le bien-être et la sécurité des individus.

Dans le cas où vos renseignements personnels sont utilisés pour une étude de recherche approuvée par un CER, l'étude devra d'abord être approuvée par un CER dûment autorisé conformément aux lois de l'Ontario. Toute information personnelle partagée avec des tiers aux fins d'une telle étude de recherche ne sera partagée qu'avec des parties externes exclusivement dans la mesure permise par le CER, et tous les identifiants directs (tels que votre nom et votre adresse électronique) seront supprimés. SSD ne tentera en aucun cas de lier vos informations à d'autres informations dans le but de vous identifier à nouveau.

Divulgation des informations personnelles

Nous maintenons la confidentialité de vos informations personnelles, sauf si vous nous avez explicitement demandé de les divulguer ou si des obligations légales nécessitent une telle divulgation. Cela inclut des situations telles que :

• Si vous choisissez d'utiliser l'« authentification unique » SSD pour accéder aux services d'un fournisseur de services. Nous ne partagerons que votre adresse courriel ;
• Une demande légale d'un tribunal ou une autre demande juridiquement contraignante a été faite pour des détails liés à votre utilisation du Portail ;
• Pour protéger la sécurité du Portail ; ou
• Pour protéger la santé ou la sécurité des personnes.

Dans chaque cas, nous partagerons la quantité minimale d'informations personnelles requises à cette fin.

Fournisseurs de services SSD

Nous faisons appel à des fournisseurs de services pour nous aider à fournir et à soutenir le Portail. Il existe également plusieurs fournisseurs de services qui offrent des services de soutien à la gestion de la douleur, à la santé mentale et à la santé liée à l’usage de substances accessibles via le Portail.

Fournisseurs de soutien en santé mentale et en santé liée à l’usage de substances

Le Portail donne accès à des outils autoguidés, à un soutien et à un encadrement entre pairs et à du counseling individuel pour gérer la douleur, promouvoir et soutenir la santé mentale et la santé liée à l’usage de substances. Le Portail n'est pas un fournisseur de soins de santé. Bien que certaines des entités proposant des outils d'auto-guidage, un soutien entre pairs, un encadrement et du counseling via le Portail puissent avoir besoin de collecter et d'utiliser vos informations personnelles pour la fourniture de services, ce n'est pas universel. Par exemple, certains fournisseurs peuvent vous demander de créer un compte sur leur site Web, tandis que d'autres services tels que le coaching, le counseling et l'assistance en cas de crise peuvent nécessiter un partage d'informations plus complet sur vous-même.

En utilisant l'un de ces fournisseurs, vous établissez une connexion directe avec le fournisseur concerné. Ces fournisseurs sont responsables des informations personnelles qu'ils recueillent auprès de vous, et votre utilisation de leurs services est soumise aux conditions d'utilisation et aux politiques de confidentialité décrites par ces fournisseurs. Ni le Portail ni l'IRHO ne divulgueront des informations personnelles supplémentaires aux fournisseurs de services disponibles via le site SSD.

Institut de recherche de l'Hôpital d'Ottawa (« IRHO »)

L’IRHO fournit la technologie qui alimente le Portail. L’IRHO recueille, gère et protège les informations personnelles des utilisateurs du Portail au nom de SSD, et l’IRHO n'est légalement autorisé à traiter vos informations personnelles qu'autorisé par les présentes et tel que requis pour exploiter le Portail.

L’IRHO a conclu des ententes avec des fournisseurs de services spécifiques axés sur la technologie qui pourraient traiter des informations personnels au nom de L'HO afin de faciliter la prestation du Portail. Ces fournisseurs de services n'ont accès qu'au minimum d'informations essentielles nécessaires exclusivement à l'exécution des tâches qui leur sont confiées. Ils ne sont pas autorisés à utiliser ou à exposer des informations personnelles à des fins de marketing ou pour tout autre motif. À titre d'illustration, l'IRHO pourrait faire appel à des fournisseurs de services pour héberger le Portail, gérer des fonctionnalités spécifiques du Portail, transmettre des courriels ou d'autres formes de communication et superviser la gestion et l'analyse des données.

Fournisseurs d'authentification unique

Certains fournisseurs, tels que Thinkific, Pain+, peuvent vous permettre de vous connecter à leur site Web à l'aide de vos informations d'identification de connexion au Portail pour offrir une expérience de « connexion unique » plus simple. Si vous choisissez d'utiliser vos identifiants de connexion au Portail pour accéder à ces sites, le Portail partagera votre adresse courriel avec le fournisseur. Le Portail ne partage aucune autre information personnelle avec aucun des fournisseurs de services accessibles via le Portail.

Autres fournisseurs de services

Le Portail utilise d'autres fournisseurs de services qui peuvent également avoir besoin d'accéder à vos informations personnelles. Ces fournisseurs peuvent aider à des choses telles que la réalisation d'enquêtes et de recherches sur la façon dont le Portail est utilisé, la communication avec les utilisateurs du Portail et la fourniture de conseils sur la façon d'améliorer les services.

Analytique et autres technologies

Les fichiers de journalisation Web, les outils d'analyse, les balises Web et les technologies similaires sont utilisés pour fournir le Portail, mémoriser les préférences des utilisateurs et obtenir des informations sur la façon dont le Portail est utilisé.

Fichiers de journalisation Web

Les fichiers de journalisation sont des journaux créés automatiquement qui documentent chaque instance de visite du site Web. Ces journaux sont exploités pour analyser les tendances sur le site Web et pour reconnaître et résoudre tout problème pouvant survenir. Les fichiers de journalisation contiennent les détails suivants :

• Le système d'exploitation de l'utilisateur (exemple : AOSP, iOS 16),
• Adresse IP,
• La date et l'heure,
• Durée de la visite du site Web,
• Les pages et documents consultés, et
• Site consulté précédemment (par exemple, le moteur de recherche qui a renvoyé l'utilisateur vers le site Web).

Outils d'analyse

Nous utilisons des logiciels d'analyse, ce qui implique l'utilisation de programmes spécialisés pour discerner des motifs, améliorer la qualité du site Web et résoudre les complications techniques potentielles. Parmi la gamme d’outils que nous déployons, vous pouvez retrouver Google Analytics et Microsoft Clarity. Ces outils ont pour objectif de fournir un aperçu des motifs d'utilisation du site Web, nous aidant ainsi à affiner ses performances. Ces outils partagent des technologies communes pour collecter des données spécifiques, décrites ci-dessous :

• Adresse IP,
• Type d'appareil ou de navigateur, et
• Activité sur le site Web, telle que les taux de clics et les taux de rebond

Ces informations sont utilisées pour présenter des informations statistiques concernant l'engagement des utilisateurs avec le site Web. Les outils nous permettent de générer des rapports et de détecter des motifs. Il est important de noter que nous n'utilisons pas ces informations pour vous identifier personnellement.

Pour en savoir plus sur les outils d'analyse, cliquez sur les liens ci-dessous.

• Google Analytics
• Clarté Microsoft

Nous pouvons diffuser des publicités sur des services tels que Facebook et d'autres plateformes de médias sociaux afin d'exposer l'application à davantage de personnes. En cliquant sur les publicités des plateformes de médias sociaux, vous serez lié par leurs politiques de confidentialité. Le Portail ne partage pas d'informations d'utilisation ou personnelles avec ces plates-formes une fois l'utilisateur.

Nous utilisons également des balises pixel, des balises Web, des GIF transparents ou des outils similaires pour exécuter ou gérer certaines de nos pages Web et des messages électroniques au format HTML. Ces outils effectuent les opérations suivantes :

• Suivre les actions des utilisateurs et des destinataires des courriels,
• Mesurer le succès des campagnes marketing, et
• Recueillir des données sur l'utilisation du site Web et les taux de réponse aux communications par courrier électronique.

Sécurité

Nous utilisons des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger les informations personnelles contre le vol, la perte et l'accès, l'utilisation, la modification et la divulgation non autorisés conformément à nos politiques institutionnelles. Ces mesures sont conformes à nos politiques institutionnelles. Nos mesures de protection comprennent :

• Les données sont cryptées au repos et en transit avec au moins un cryptage AES 256 bits. Transport Layer Security (TLS) 1.2 ou supérieur est utilisé pour les informations transmises sur Internet ;
• Les employés ont accès aux données en fonction de leurs besoins et leur accès est à la fois suivi et limité ; et
• Nous utilisons des mécanismes de surveillance du réseau et de détection d'intrusion pour dissuader toute entrée non autorisée dans les systèmes contenant des informations personnelles. La vérification TFA est appliquée par défaut pour tous les comptes.

Malgré nos efforts, l’élimination complète des risques de sécurité n’est pas possible. Pour améliorer la sécurité de vos informations personnelles, veuillez envisager de prendre les précautions suivantes :

• Installez les dernières mises à jour de sécurité et les logiciels antivirus sur votre appareil pour aider à prévenir les logiciels malveillants et les virus ;
• Assurez-vous que votre navigateur est à jour ;
• Utilisez des mots de passe complexes pour verrouiller votre appareil et vos applications mobiles ;
• N'utilisez pas le même mot de passe pour plusieurs sites ; et
• Ne partagez jamais votre mot de passe avec d'autres

En cas d’atteinte à la vie privée ou de la sécurité, nous traiterons la violation conformément à nos procédures internes et nous vous informerons de cette violation conformément à la loi de l'Ontario.

La conservation des données

Nous conserverons vos informations personnelles uniquement pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs prévus de leur collecte et si nécessaire pour respecter les lois en vigueur. Une fois que nous n’aurons plus besoin de vos informations personnelles, nous prendrons les mesures appropriées pour effacer en toute sécurité et supprimer de manière irréversible tous les enregistrements électroniques et physiques de ces informations de nos systèmes, conformément aux normes de l’industrie. Néanmoins, si vos informations ont été partagées avec des tiers aux fins susmentionnées, ils peuvent conserver les données conformément à leurs politiques de conservation individuelles. Si vos renseignements personnels sont utilisés dans le cadre d'un projet de recherche approuvé par le CER, vos renseignements personnels seront conservés pendant la période de conservation requise par le CER.

Stockage des informations personnelles

La majorité des données gérées sur le portail sont stockées en toute sécurité sur des serveurs situés au Canada, fournis par Amazon Web Services (AWS). La plupart de vos informations personnelles, qui comprennent votre profil et les résultats de vos auto-évaluations, sont conservées au Canada. Néanmoins, certains fournisseurs de services impliqués dans l'offre du Portail peuvent traiter des informations personnelles spécifiques à l'extérieur du Canada. Il est essentiel de souligner que les informations concernant votre douleur, vos capacités, votre santé mentale et votre état de bien-être personnel ne seront jamais incluses dans ces données traitées à l'extérieur du Canada. En raison de cet arrangement, vos informations personnelles pourraient être soumises aux réglementations de ces juridictions particulières. De plus, les autorités telles que les tribunaux, les forces de l'ordre et les entités de sécurité nationale de ces juridictions peuvent avoir accès à vos informations sans vous en informer au préalable.

Accéder à vos informations personnelles

La majorité des informations personnelles vous concernant sont accessibles via votre compte Portail sur le Site Web. Vous possédez la possibilité de modifier ces informations personnelles au sein de votre compte. Si vous pensez que nous détenons des informations personnelles non visibles dans votre compte et que vous souhaitez accéder ou rectifier ces informations, veuillez contacter le personnel SSD pour obtenir de l'aide.

Supprimer votre compte

Vous pouvez supprimer votre compte Portal à tout moment. Pour supprimer votre compte, veuillez contacter le Personnel SSD.

Des informations personnelles peuvent être demandées pour confirmer votre identité avant la suppression du compte. Nous nous engageons à assurer la destruction complète et sécurisée de tous les enregistrements électroniques et physiques de vos informations. Cela implique la suppression définitive de vos données personnelles de nos systèmes actifs dans les plus brefs délais. De plus, toutes les copies de sauvegarde de vos informations personnelles seront supprimées dans les 90 jours, conformément à nos protocoles de conservation.

À l’occasion, nous sommes liés par des mandats légaux qui nous obligent à conserver vos informations personnelles, par exemple si vos informations personnelles ont déjà été utilisées dans le cadre d’une étude approuvée par le CER. Dans de tels scénarios, nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire. Il est essentiel de souligner que le Portail ne supervise aucune information personnelle recueillie par les fournisseurs offrant des services de gestion de la douleur, de santé mentale ou de santé liée à l’usage de substances. Si vous souhaitez effacer toutes vos informations, vous devrez établir un contact avec chacun des fournisseurs de services avec lequel vous avez engagé un contrat.

Modifications de cette politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette politque de confidentialité à tout moment. Nous vous informerons par courriel de toute mise à jour matérielle.

Pour plus d'informations

Si vous avez des plaintes ou des questions concernant cette politique de confidentialité ou nos pratiques de traitement des informations personnelles, veuillez contacter le Personnel SSD.